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Les procès-verbaux dans la vie de l'association
Le quotidien d’une association qui connaît une réelle vie démocratique est marqué par les réunions de ses organes de direction : assemblée générale, Conseil d’administration et Bureau. Le présent livret ne concerne pas les assemblées générales extraordinaires qui font l’objet d’un livret à part.
Chacune de ces réunions peut ou doit, si les statuts l’imposent, faire l’objet d’un procès-verbal.
Ces procès-verbaux sont en principe compilés dans un registre des délibérations. Ce n’est toutefois pas une obligation.
1. Principes communs
Dans une association, la loi n’impose plus de faire des procès-verbaux.
Heureusement, cela reste encore dans les mœurs et les usages. À noter, toutefois, que les statuts peuvent imposer des obligations en la matière.
Dans une optique de transparence et d’information, nous recommandons fortement la rédaction de ces procès-verbaux et leur signature par plusieurs personnes.
Mais ces procès-verbaux peuvent avoir d’autres utilités. Ils constituent en effet :
- La mémoire de l’association,
- Une preuve des discussions et des décisions prises,
- Des éléments qui seront demandés lors des contrôles fiscaux ou sociaux.
Il n’y a pas véritablement de forme de retranscription et de conservation des procès-verbaux. Ils peuvent, par exemple, être inscrits sur un registre des délibérations ou simplement être archivés dans un classeur à feuilles volantes. Si l’association le décide, les registres de délibérations peuvent être cotés et paraphés afin d’augmenter leur caractère probant.
